시말서 쓰는 요령 (핵심 포인트)

회사에서 예상치 못한 실수나 문제가 발생했을 때 가장 당황스러운 순간 중 하나가 바로 시말서 작성을 해야 할 때입니다. 하지만 올바른 시말서 쓰는 요령만 알고 있다면 이런 상황도 차분하게 대처할 수 있어요.

 

단순히 사과문을 반복하는 것이 아니라 객관적이고 구체적인 사실 위주로 쓰는 것이 핵심입니다. 더불어 육하원칙에 따라 쓰면 읽는 사람도 이해하기 쉽고 체계적인 문서를 완성할 수 있습니다. 지금부터 실무에서 바로 활용할 수 있는 쓰는 요령을 알려드릴게요.

 

 

시말서 쓰는 요령 안내, 실무자가 알려주는 핵심 포인트

 

(1) 시말서는 반성문이 아니에요

시말서와 반성문은 완전히 다른 성격의 문서입니다. 자신의 실수를 인정하고 마지막에 '죄송합니다' 정도 표현하는 것은 괜찮아요. 하지만 사과 문구를 계속 반복해서 작성하면 본래 목적에서 벗어나게 됩니다. 효과적인 시말서 작성에서 핵심이 되는 3가지 쓰는 요령을 함께 알아보겠습니다.

시말서 양식 (1).hwp

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(2) 구체적이고 자세하게 작성하세요

조직에서 일하다 보면 다양한 상황을 문서로 남기는 것이 매우 중요해요. 회사 규모가 크든 작든 여러 사람이 함께 일하는 환경에서는 더욱 그렇습니다. 시말서 작성도 이런 문서화 과정의 일부라고 생각하면 됩니다. 업무와 관련된 문제라면 동일한 실수가 다시 발생하지 않도록 예방하는 차원에서라도 상세하게 쓰는 것이 좋아요. 구체적인 내용일수록 문제 해결과 개선 방안 마련에 실질적인 도움이 됩니다.

 

 

(3) 육하원칙을 활용하세요

훌륭한 기자들이 기사를 쓸 때 육하원칙을 중시하는 이유가 있어요. 독자가 알기 쉽고 명확하게 정보를 전달하기 위해서 입니다. 육하원칙을 따르면 시말서를 쓰는 사람도 사건을 체계적으로 정리해서 쓸 수 있어요. 읽는 사람도 내용을 이해하는 데 어려움을 느끼지 않습니다. 시말서를 검토하고, 판단해야 하는 사람의 입장도 충분히 고려해주는 것이 현명한 접근이에요.

(4) 객관적으로 서술하는 것이 핵심

자신의 잘못에 대해 중립적인 시각으로 말하거나 글로 기술하는 것은 정말 어려운 일이에요. 하지만 시말서의 본래 목적에 맞게 최대한 객관적으로 작성하는 것이 중요합니다. 사실을 설명하는 것이 아니라 개인적인 생각이나 의견을 담다 보면 변명하는 것처럼 보일 수 있어요. 문제를 일으킨 상황에서 추가로 요령을 피운다는 오해를 받을 수도 있으니 주의해야 합니다.

(5) 진솔함이 가장 중요해요

지금까지 시말서 작성 요령과 기본 양식에 대해 알아보았어요. 본인이 글 쓰는 능력에 자신이 없다고 생각하신다면 무조건 솔직하게 적으시길 바랍니다. 진솔한 마음과 태도는 누구에게나 통할 수 있는 가장 확실한 방법이니까요. 복잡하게 생각하지 말고 있었던 사실을 그대로 적어보세요.